Eine Apostille bestätigt, dass eine öffentliche Urkunde echt ist, damit sie in einem anderen Staat verwendet werden kann. Sie ist ein Standardvermerk nach dem Haager Übereinkommen von 1961 und ersetzt in vielen Fällen die aufwendige Legalisation. In diesem Beitrag erklären wir, was die Apostille bedeutet, wie sie aussieht, wo Sie sie bekommen und ob die Apostille übersetzt werden muss.
Was ist eine Apostille?
Die Apostille ist eine Beglaubigung nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Eine dafür bestimmte Behörde bestätigt damit die Echtheit der Unterschrift, die Funktion, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und die Echtheit von Siegel oder Stempel auf der Urkunde. Den Inhalt der Urkunde prüft die Behörde dabei nicht. Zwischen den Vertragsstaaten genügt die Apostille als einzige Förmlichkeit; weitere Beglaubigungsschritte durch Botschaft oder Konsulat entfallen.
Wie sieht eine Apostille aus?
Die Apostille ist ein standardisierter Vermerk. Sie wird als Stempel, Aufkleber oder angehängtes Blatt mit der Urkunde verbunden und trägt die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ sowie zehn nummerierte Felder: unter anderem Land, Unterzeichner und dessen Funktion, ausstellende Behörde, Ort, Datum, Nummer, Siegel und Unterschrift. In manchen Staaten werden auch elektronische Apostillen ausgestellt.
Für welche Dokumente brauche ich eine Apostille?
Eine Apostille ist für öffentliche Urkunden gedacht, die im Ausland verwendet werden sollen. Das gilt zum Beispiel für:
- Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Sterbeurkunden
- Zeugnisse und Diplome staatlicher Einrichtungen
- Führungszeugnisse
- Gerichtsurteile und notarielle Urkunden, etwa Vollmachten
Ob und für welche Dokumente die Zielbehörde eine Apostille verlangt, legt der Zielstaat fest; fragen Sie deshalb vorab nach. Apostillen werden auf öffentliche Urkunden oder amtlich beglaubigte Abschriften ausgestellt, nicht auf einfache Fotokopien.
Apostille oder Legalisation?
Die Apostille gilt zwischen den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens. Das sind über 120 Staaten, darunter Deutschland, alle EU-Staaten, die USA, Großbritannien und die Türkei. Gehört der Zielstaat nicht dazu, ist weiterhin eine Legalisation nötig – ein mehrstufiges Verfahren, das über die zuständigen Behörden und die Botschaft oder das Konsulat läuft.
Es gibt Ausnahmen: Zwischen EU-Staaten sind bestimmte öffentliche Urkunden wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden nach der EU-Verordnung 2016/1191 von Legalisation und ähnlichen Förmlichkeiten befreit, und mit einzelnen Staaten bestehen bilaterale Abkommen, die Urkunden von der Legalisation befreien. Prüfen Sie daher immer, was für Ihr Dokument und Ihr Zielland gilt.
Wo bekomme ich eine Apostille in Deutschland?
Die Apostille stellt nicht der Übersetzer aus, sondern die dafür zuständige Behörde. Welche Stelle das ist, hängt vom Dokument und vom Bundesland ab: Für Urkunden von Bundesbehörden ist das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zuständig, für Urkunden der Länder je nach Bundesland unter anderem Landgerichte oder Regierungspräsidien. Am einfachsten fragen Sie bei der Stelle nach, die Ihr Dokument ausgestellt hat, etwa beim Standesamt oder beim Notar – sie nennt Ihnen die zuständige Apostille-Behörde. Gebühren und Bearbeitungszeiten unterscheiden sich je nach Behörde.
Soll eine Urkunde aus dem Ausland in Deutschland verwendet werden, holen Sie die Apostille im Ausstellungsstaat bei der dortigen Behörde ein.
Muss die Apostille übersetzt werden?
Meistens ja. Wer eine fremdsprachige Urkunde bei einer deutschen Behörde einreicht, braucht in der Regel eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche, und die Apostille gehört dazu: Sie ist Teil der Urkunde und wird mit Behörde, Datum, Stempel und Nummer mitübersetzt. Umgekehrt gilt das auch: Soll eine deutsche Urkunde mit Apostille im Ausland verwendet werden, übersetzt ein vereidigter Übersetzer sie in die Zielsprache. Ob die Zielbehörde zusätzlich eine weitere Beglaubigung der Übersetzung verlangt, klären Sie am besten vorab.
Die richtige Reihenfolge: Besorgen Sie zuerst die Apostille und beauftragen Sie danach die beglaubigte Übersetzung. Laden Sie bei Linguation Urkunde und Apostille gemeinsam hoch, dann übersetzen unsere vereidigten Übersetzer beides beglaubigt. Mehr dazu auf der Seite Apostille übersetzen lassen.
Apostille und beglaubigte Übersetzung: der Unterschied
- Die Apostille bestätigt die Echtheit der Urkunde. Sie stammt von einer Behörde.
- Die beglaubigte Übersetzung bestätigt, dass die Übersetzung richtig und vollständig ist. Sie stammt von einem gerichtlich vereidigten Übersetzer, wie im Ratgeber zur beglaubigten Übersetzung erklärt.
Je nach Zielbehörde brauchen Sie das eine, das andere oder beides.
Häufige Fragen zur Apostille
Wie lange ist eine Apostille gültig?
Die Apostille selbst hat kein Ablaufdatum. Viele Behörden wollen aber eine aktuelle Urkunde und akzeptieren zum Beispiel keine Urkunde, die älter als wenige Monate ist. Fragen Sie bei der Zielbehörde nach.
Kann ich eine Kopie apostillieren lassen?
Apostillen gibt es für öffentliche Urkunden und amtlich beglaubigte Abschriften, nicht für einfache Fotokopien.
Brauche ich für Dokumente innerhalb der EU eine Apostille?
Für bestimmte öffentliche Urkunden wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden nicht: Die EU-Verordnung 2016/1191 befreit sie zwischen den EU-Staaten von Legalisation und Apostille. Eine Übersetzung kann trotzdem verlangt werden, wenn kein mehrsprachiges EU-Formular beigefügt ist.
Was kostet die Übersetzung einer Apostille?
Beglaubigte Übersetzungen starten bei Linguation ab 54,80 €. Eine Apostille ist in der Regel einseitig und standardisiert, der Übersetzungsaufwand ist überschaubar. Den genauen Preis zeigt der Preisrechner sofort.
