Wat te doen als uw beëdigde vertaling wordt afgewezen

Wat te doen als uw beëdigde vertaling wordt afgewezen

Een afgewezen beëdigde vertaling komt vaak onverwacht. Veel mensen gaan ervan uit dat een beëdigde vertaling automatisch wordt geaccepteerd door elke instantie. Wanneer een gemeente, rechtbank of andere autoriteit de vertaling toch afwijst, zorgt dat voor verwarring, vertraging en soms extra kosten.

Vraag altijd naar de reden van afwijzing

De eerste stap is achterhalen waarom de beëdigde vertaling is afgewezen. Instanties geven meestal een korte toelichting, bijvoorbeeld dat de certificeringsverklaring ontbreekt, dat onderdelen van het document niet zijn vertaald of dat de vertaling niet geschikt is voor deze specifieke procedure. Zonder deze informatie is het lastig om het probleem gericht op te lossen.

Controleer of de afwijzing formeel of inhoudelijk is

In de meeste gevallen ligt de afwijzing niet aan de inhoud van de vertaling, maar aan formele eisen. Denk aan ontbrekende stempels, onduidelijke verwijzingen naar het originele document of een certificeringsverklaring die niet expliciet genoeg is. Inhoudelijke fouten komen minder vaak voor, maar kunnen uiteraard ook een rol spelen.

Herstel of hergebruik is meestal niet mogelijk

Een veelgemaakte aanname is dat een bestaande beëdigde vertaling eenvoudig kan worden aangepast. In de praktijk accepteren instanties zelden correcties op een bestaande beëdigde vertaling. Vaak wordt een volledig nieuwe beëdigde vertaling vereist die vanaf het begin aan alle eisen voldoet.

Let op het doel waarvoor de vertaling wordt gebruikt

Een beëdigde vertaling die is gemaakt voor gebruik bij een gemeente, is niet automatisch geschikt voor een andere instantie of een procedure in het buitenland. Als de vertaling voor een ander doel wordt gebruikt dan waarvoor deze oorspronkelijk is opgesteld, kan dat op zichzelf al een reden zijn voor afwijzing.

Vraag vooraf naar specifieke eisen van de instantie

Om herhaling te voorkomen is het verstandig om vooraf te controleren welke eisen de ontvangende instantie stelt. Sommige instanties verwachten specifieke formuleringen, een bepaalde volgorde van pagina’s of duidelijke verwijzingen naar stempels en handgeschreven teksten.

Bewaar de communicatie met de instantie

Correspondentie over de afwijzing kan later van belang zijn. Door duidelijk te documenteren wat is afgekeurd en waarom, kan bij een nieuwe beëdigde vertaling beter rekening worden gehouden met de gestelde eisen.

Conclusie

Een afgewezen beëdigde vertaling betekent meestal niet dat het document onbruikbaar is, maar wel dat het niet voldoet aan de formele eisen van de instantie. Door de reden van afwijzing goed te begrijpen en een nieuwe beëdigde vertaling te laten maken die hierop aansluit, voorkomt u verdere vertraging.